Nasce una nuova funzione in didUP per creare automaticamente eventi di Google Calendar con annessa conferenza Google Meet.

Questa funzione consente di salvare su didUP le informazioni relative agli eventi di tipo videoconferenza che avvengono all’interno delle attività scolastiche o degli scrutini.

PREREQUISITO: la scuola deve avere creato la propria G Suite e aver inserito la nostra “app” nella white list. Questo consente l’utilizzo da parte nostra delle API di Google Calendar senza avvisi di sicurezza, non bloccanti ma certamente fastidiosi. (Vai a Inserimento app Calendario Eventi Argo in whitelist della G Suite)

E’ sufficiente che l’indirizzo gmail di chi crea gli eventi (sia esso il dirigente o i docenti) appartenga alla G Suite. Gli indirizzi mail degli “invitati” agli eventi (studenti o docenti) possono anche non appartenere espressamente alla G Suite ed essere i normali indirizzi mail salvati nell’anagrafica di Alunni.

Se si sfrutta la funzione di Alunni Web per l’importazione delle utenze G Suite negli archivi Argo, viene valorizzato il campo “E-Mail aggiuntiva” dell’anagrafica alunno e docente, e questo indirizzo viene utilizzato per l’invio degli inviti agli eventi di Google Meet. Se questa importazione non viene effettuata, gli inviti vengono inviati alle normali email già presenti nelle anagrafiche di alunni e docenti. (Vai a Esportazione degli utenti dalla G Suite scolastica ed importazione degli utenti in Argo)

OPZIONE PRESIDE

La visibilità di questa nuova funzionalità per i docenti, è sottoposta ad una nuova opzione preside in Opzioni Generiche:

Questa opzione per default è impostata a NO e finché non viene modificata, la creazione degli eventi Google Meet è disponibile solo per l’utente preside.

In questa guida illustriamo la gestione completa che ha l’utente preside per la creazione di eventi di tipo “scrutinio” e di eventi “generici”. L’utente docente, qualora sia abilitato, avrà solo la gestione di eventi “generici”.

CREAZIONE EVENTI GOOGLE MEET

Accedendo a didUP l’utente Preside trova la nuova voce di menù, mentre per l’utente docente si tratta di una nuova voce all’interno del menù Didattica.

All’accesso alla voce di menù, per prima cosa occorre autenticarsi con il proprio account gmail della G Suite scolastica, cliccando su Accedi ed inserendo le credenziali.

E’ possibile che nella schermata di accesso con Google compaiano diversi account che l’utente ha in uso sul browser, ma è necessario utilizzare l’account della propria G Suite scolastica.

Dopo aver effettuato l’accesso l’utente dovrà dare il consenso all’uso del calendario Google: 

 

 

 

A questo punto è possibile utilizzare il pulsante per la creazione dell’evento Google.

Cliccando sulla freccia presente nel pulsante Nuovo, l’utente può scegliere se creare un evento generico o di tipo scrutinio.

CREAZIONE EVENTO GENERICO 

La prima sezione da compilare è quella relativa a data, ora inizio e fine, titolo e descrizione (campo non obbligatorio) dell’evento:

La seconda sezione permette di gestire le autorizzazioni per gli invitati, che sono del tutto analoghe a quelle presenti nella creazione di un evento su Google Calendar. Le opzioni sono tutte per default a no, e consigliamo di lasciarle impostate in questo modo per non consentire alcuna modifica agli invitati e per non mostrare a tutti gli invitati le mail dei partecipanti (scelta utile soprattutto nel caso in cui non siano state importate le mail della G Suite per docenti e alunni, e vengano utilizzate le mail personali).

Le ultime sezioni consentono la scelta degli invitati, che  si possono selezionare a partire da 3 finestre di scelta:

La selezione Classi Partecipanti consente di selezionare una o più classi in cui il docente insegna e l’invito sarà fatto indistintamente a tutti gli alunni della classe. Se opera l’utente preside trova la struttura scolastica al completo.

La selezione dei Docenti Partecipanti fornisce l’elenco completo dei docenti che hanno attribuzioni per l’anno corrente. Nell’elenco è presente anche la colonna con le classi in cui insegna ciascun docente, quindi se si vogliono invitare tutti i docenti di una determinata classe sarà facile selezionarli usando il filtro.

La selezione Alunni partecipanti consente di scegliere all’interno delle classi e di invitare un singolo alunno o alcuni alunni per diverse classe. Questa possibilità è utile per chi insegna materie gestite su gruppi classe e attribuite ad una porzione di classe.

Gli indirizzi mail da considerare per gli inviti saranno, se presenti, quelli posti nel campo E Mail Aggiuntiva dell’anagrafica alunni o docenti di Alunni Web. Se queste mail non sono presenti, verranno utilizzate le mail ordinarie.

Al salvataggio dell’evento tutti gli invitati riceveranno una mail con i dettagli dell’evento e il link per partecipare alla videoconferenza su Google Meet.

Se uno o più alunni/docenti non hanno alcuna mail definita nella propria anagrafica, l’utente riceve un avviso con i nominativi delle persone che non è stato possibile invitare.

CREAZIONE EVENTO SCRUTINIO 

Questa scelta è disponibile solo per l’utente preside.

In questo caso le prime due sezioni relative ad informazioni evento e autorizzazioni restano invariate.

Le sezioni relative agli invitati invece cambiano:

La prima selezione è quella relativa alle classi intese come docenti che vi insegnano. E’ necessario qui scegliere almeno una classe, altrimenti non sarà possibile definire di quale scrutinio si tratta, a quale classe è associato l’evento che si sta creando. E’ possibile scegliere anche più classi contemporaneamente.

La seconda selezione,analoga a quella del caso evento generico, consente di aggiungere ulteriori docenti singoli, che possono essere l’animatore digitale, il vicepreside o altro soggetto che si voglia invitare.

La terza sezione, anch’essa analoga a quella presente nel caso generico, è qui resa disponibile per consentire di invitare lo studente ad effettuare un colloquio d’esame, se necessario.

VISTA EVENTI IN ELENCO E MODIFICA/CANCELLAZIONE EVENTO

Gli eventi mostrati in lista non dipendono dall’utente Google con cui ci si logga, ma semplicemente dall’anagrafica Argo con cui si opera. Questo avviene perché un utente Argo potrebbe potenzialmente operare con diverse mail della G Suite.

Per la modifica e la cancellazione degli eventi creati, se l’utente Gmail in sessione coincide con l’utente che ha creato l’evento, è consentita la modifica/cancellazione reale dell’evento anche su Google Calendar. Se l’utente non coincide, la modifica/cancellazione di un evento avviene solo sulla lista degli eventi Argo.

Quando l’utente cancella un evento, se l’evento non viene più trovato (perché magari è stato cancellato su Google Calendar) l’utente riceve l’avviso “L’evento non è stato trovato nel calendario Google, o lo hai creato con un altro account Gmail”.

COSA ACCADE SE UN EVENTO E’ DI TIPO SCRUTINIO?

Se per una data classe sono stati creati eventi di tipo scrutinio con data successiva alla data corrente, l’utente (sia semplice che coordinatore o preside) trova opportuno avviso nella vista del caricamento voti.

Il pulsante Eventi programmati è corredato da badge che indica quanti sono gli eventi presenti per classe e non ancora “scaduti”, di tipo scrutinio.

Al click sul pulsante si ottiene la lista di tali eventi con il link di Meet in chiaro e cliccabile. Al click si apre relativa pagina di Google Meet su altra scheda del browser in uso.

Gli eventi saranno mostrati solo in corrispondenza di periodi di scrutinio non ancora bloccati del preside.